La société Locarchives* nous a missionné pour les accompagner dans la conception d’un nouveau type de Service d’Archivage Électronique (SAE) permettant de gérer l’ensemble du parc d’archives (physique et électronique) dans un système unique centré utilisateur.
Ce SAE est une solution innovante destinée à répondre aux nouveaux enjeux de la dématérialisation des documents d’archives et à l’optimisation de la gestion de nos entrepôts.
L’objectif recherché est de permettre aux organisations de gérer leurs propres archives de manière simple et efficiente.
Profitant de l’expérience et des moyens de Locarchives, c’est une entité autonome, le Dlab, qui conçoit ce nouveau SAE. Avec ses propres locaux situés au centre de Paris, le Dlab est une véritable start-up ; une organisation Agile intégrée au sein de Locarchives.
Résultats
- En un an, nous avons conçu l’ensemble des services et des interfaces de l’écosystème permettant la gestion des archives.
- La démarche itérative sur maquette nous a permis de lever rapidement les nombreux points de complexité liés à la dimension multi-utilisateurs du système.
- L’application d’une méthode UX rigoureuse a permis d’optimiser la production de code en limitant les itérations sur le produit développé.
Notre méthode
Consulter dès le début les utilisateurs, lancer les itérations et exploiter le Design System.
Ethnographie continue : Dès le début de la conception, nous avons rencontré les différents utilisateurs du service : administrateur, paramétreur, archiviste, etc. Les échanges ont été permanents tout au long du projet. Nous avons régulièrement consulté les utilisateurs des profils identifiés, mais également introduit de nouveaux profils (opérateur en entrepôt, superviseur logistique…) afin de compléter le panel utilisateur.
Conception itérative Agile : La taille et la complexité du sujet a impliqué de nombreuses itérations afin de valider les choix de conception et de technologie. Nous avons choisi d’itérer et de valider sur la base des maquettes, parfois même avant les spécifications fonctionnelles. Les itérations étaient réalisées directement lors des ateliers de conception.
Design System : Après les deux premiers lots de conception, nous avons réalisé le Design System qui garantit la cohérence des interfaces du système et offre aux équipes de développement une bibliothèque complète de composants réutilisables.
Observer, analyser, tester
Après une étude ethnographique auprès des utilisateurs de l’application, nous avons conduit avec Locarchives la conception des différentes briques de son nouveau service d’archives.
Nous avons privilégié une méthode impliquant très tôt les utilisateurs. Tous les profils d’utilisateur ont participé à la démarche. L’objectif a été de permettre à tous, expérimentés ou non, d’être en capacité d’administrer eux-mêmes le Service d’Archivage Électronique.
Puis, nous avons travaillé avec les équipes de développement afin de co-concevoir précisément l’ensemble des interactions homme-machine du service.
Les différentes étapes de la méthode
L'expérience utilisateur (UX)
